Come organizzare documenti in ufficio

Organizzare i documenti dell’ufficio: ecco come fare per avere tutto a portata di mano, in un archivio pratico e funzionale

La corretta archiviazione di documenti in un ufficio è alla base per un buon rendimento sul luogo di lavoro. Che siano cartacei o su supporto digitale, archiviare con metodo i documenti è sinonimo di efficienza e organizzazione. I metodi di archiviazione sono infiniti, ma l’obiettivo deve essere comune: trovare in tempo breve un documento quando se ne ha la necessità. La regola principale per avere un buon archivio è la precisione. Si inizia col suddividere i documenti recenti da quelli più datati. Per i primi è buona regola tenerli a portata di mano, gli altri, possono essere collocati in scaffali più lontani. Onde evitare l’insorgenza di problemi di spazio, sarebbe opportuno effettuare annualmente un controllo dell’annata posizionata in fondo, per verificare se certi documenti che non necessitano più di archiviazione, possano essere distrutti. Solitamente per organizzare i documenti viene utilizzata una stanza dotata di scaffali o armadi dove vengono collocati i faldoni. Ci sono invece alcuni incartamenti che non vanno riposti con gli altri. Tra questi l’archivio del personale, da tenere sempre a portata di mano e con il massimo ordine. Orientativamente gli archivi possono essere organizzati con questo criterio: archivio del personale, archivi di contabilità, archivi sull’assetto societario dell’azienda, archivi societari, archivi clienti e fornitori, archivi di utilità corrente, archivi personali e archivi facoltativi.