Organizzazione di un Evento: La magia di trasformare idee in realtà

Organizzare un evento fa parte di quelle attività che hanno al proprio interno moltissimi mondi da esplorare.

La stessa parola evento può sembrare a tratti sfuggente per la molteplicità di significati che può contenere. Proviamo quindi a dare un ordine in questo bellissimo disordine.  Ci sono tre fasi  ben distinte che possono assolutamente darci una mano: progettazione , realizzazione e collaborazione.

La progettazione di un evento si avvale oramai della tecnologia in quasi tutte le sue fasi. È proprio quel quasi però che racchiude forse la parte più affascinante. L’organizzatore di eventi deve effettuare un mix in perfetto equilibrio tra la fantasia del progetto che hai in mente e la realtà che sottende all’effettiva realizzazione. Prendiamo ad esempio uno degli eventi con la maggiore frequenza ad essere realizzato: una convention di un grande brand. La prima cosa da fare e legare perfettamente il dove e il quando.

Organizzazione

L’organizzatore deve scegliere la miglior location possibile in base al giorno o al periodo prescelto dal cliente. Se si tratta di un periodo invernale dobbiamo cogliere la miglior opportunità tra le tante location indoor, opzionando quella che ha il miglior mix tra spazio, bellezza e funzionalità.

Nel periodo estivo invece, possiamo contare su location polifunzionali che legano sia lo spazio congressuale ad uno spazio outdoor che possa fungere da perfetto teatro per coffee break o lunch aziendali. Una volta prestabilito questo, entra in scena la tipologia di allestimento tecnico e tecnologico che dobbiamo porre all’interno di questo grande contenitore che si chiama congresso.

Dobbiamo mettere a disposizione del cliente un bouquet di scelte variegato per quello che riguarda le strutture di supporto come ad esempio la tipologia di sedie e poltrone, tavoli e scrivanie, pouff. Elementi che hanno un’importanza assolutamente rilevante nel colpo d’occhio iniziale con il quale la platea ha che fare al suo ingresso nella sala.

Una volta stabilito questo, dovremmo mantenere degli standard alti per quello che riguarda la parte tecnologica. L’impianto audio deve essere perfettamente settato per garantire la massima fruibilità e comprensione al momento in cui gli oratori esplicano i loro contenuti. Il service video (schermi per proiezione oppure Ledwall) devono proporre una perfetta risoluzione che tenga conto dell’illuminazione della sala in questione e dei contenuti da mostrare.

Oltre alle attrezzature appena citate, in eventi come questo è fondamentale la qualità del personale scelto sia nell’ambito tecnico sia nell’ambito dell’accoglienza. Hostess di sala che sappiano accogliere nel modo migliore clienti che molto spesso vengono da tutto il mondo, garantendo loro quindi la comprensione e l’esposizione nella lingua di appartenenza. L’assistenza tecnologica deve essere presente dalla fase del check fino allo smontaggio dei materiali. Con questi presupposti la organizzare un evento sarà un momento indimenticabile per noi e soprattutto per i nostri clienti.